La implementación de una solución de BI no hará que la empresa tenga un futuro garantizado; dependerá de la configuración y definición de los indicadores y consultas.
Hoy es común escuchar que debemos utilizar Business Intelligence para tener información de nuestro negocio. Intentemos aclarar qué significa esto para las PyME's.
Inicialmente, tenemos que conceptualizar el Business Intelligence (BI). BI es más que una solución para recopilar información de los sistemas utilizados en la compañía y transformarla en gráficas y reportes; un sistema BI de buena calidad debe permitir también la integración de información disponible desde diversas fuentes de la empresa, aunque no estén tan organizadas o concentradas, con el objetivo de facilitar al usuario final, al tomador de decisiones, el análisis del desempeño de la compañía.
También es un mito que un sistema de BI solamente deba reportar el pasado de la empresa: debe soportar la planeación y permitir realizar la proyección para los próximos meses y años, con la entrega de información organizada que permita, por ejemplo, identificar oportunidades en los departamentos de la empresa para reducción de costos, maximización de ganancias y mejora de procesos operativos.
Hablando un poco de indicadores, entre los más importantes se encuentran los llamados KPI's (key performance indicators), claves de desempeño. Son instrumentos de medición cuantificables, que permiten medir según metas y resultados previstos acordados anteriormente. Deben ser definidos con base en la necesidad del negocio y no en la información disponible en los sistemas de la empresa. Los KPI's son diferentes para cada tipo de negocio; por ejemplo, para una escuela un indicador puede ser el promedio de las calificaciones de los alumnos; para comercio, el porcentaje de los ingresos generados por clientes que regresan a comprar; para una empresa de servicios, el índice de satisfacción de los clientes atendidos.
¿Cómo puedo crear un proyecto de implementación de BI en mi empresa?
Numeremos los primeros pasos para que la implementación sea un éxito y que la empresa pueda, sí, sacar todo el provecho que una solución como ésta puede traer en la toma de decisiones:
Lo primero es identificar una buena solución en el mercado, que sea fácil de utilizar y que permita crear las consultas de forma sencilla pues el BI es una herramienta viva, que demanda cambios con alguna frecuencia.
Después viene el punto clave: definir las claves de desempeño que son vitales para la empresa, para el negocio. Aquí normalmente nos encontramos con un problema interesante: la compañía espera que el proveedor de la solución de BI presente los indicadores “estándares” y los implemente. Pero no es el proveedor el que conoce el negocio, por eso los directivos tienen que conocerlo muy bien para, en conjunto con él, definir los indicadores y consultas necesarios para la administración y evaluación de la salud corporativa.
Aquí mencionamos algunos pero cada negocio tiene su propio conjunto: ingresos netos mes a mes, facturación y utilidades por línea/grupo de productos, región, unidades de negocio; tiempo promedio de inventarios, evolución de presupuestos (gastos/ingresos/costos), cartera de cuentas por cobrar, ranking de clientes, vendedores, distribuidores; gastos de nómina (evolución mensual y número de empleados).
¿En qué momento implementar?
La base de las herramientas de BI es la información, de manera que todo debe empezar con la implementación de un sistema ERP. El objetivo de un sistema de administración es, principalmente, traer control para la empresa. La empresa controlada, con sus procesos definidos y debidamente configurados en el ERP permitirá que los datos sean registrados y que, con el uso del BI, se transformen en información para la toma de decisiones.
Lo mejor es implementar la solución de BI cuando la empresa tenga la etapa de control dominada, madura. Normalmente, eso significa tener entre seis meses y un año de datos en el sistema administrativo, para que podamos hacer los comparativos y analizar la evolución de la empresa, además de permitir elaborar algunos ensayos para el futuro.
Implementar una solución de BI no hará que la empresa tenga un futuro garantizado y sus números sean conocidos por los directivos. Todo depende de la configuración y de la definición de los indicadores y consultas que serán necesarios para eso. Vale la pena decirlo una vez más: es el emprendedor el que conoce su negocio. Definir los indicadores y consultas que son el corazón del negocio es una tarea de los directivos. Sin esa correcta definición, la implementación de BI no será exitosa, de nada servirán las gráficas coloridas y bonitas que en realidad nada “hablan” del negocio, de la empresa.