Los investigadores policiales trabajan a diario con información crítica: identidades de informantes confidenciales, testimonios escritos y reportes de expertos. Una investigación compleja puede resultar fácilmente en cientos o miles de páginas de documentos de caso que luego serán utilizadas por los fiscales para preparar y argumentar casos criminales.
Antes del uso extendido de las computadoras, asegurar que esta información se mantuviera a salvo era una tarea monótona y demorada. Los detectives tenían que pararse frente a la máquina fotocopiadora, hacer duplicados de documentos críticos y luego borrar la información confidencial manualmente, tal como los nombres de testigos, con un marcador especial.
Esta tarea frustraba a los oficiales quienes preferían invertir su tiempo en la investigación de crímenes. Además, quedaba abierta la posibilidad de que un , exponiendo las fuentes policiales sin resguardo alguno.
Hoy en día, diferentes agencias policiales en todo el mundo han empezado a usar software de computadora para proteger mejor la información electrónica crítica a través de técnicas como la encriptación, autenticación y herramientas de redacción, estas últimas para eliminar contenido de un documento de manera permanente.
¿El resultado? Los detectives pueden mantener eficientemente la información a salvo y pasar menos tiempo en tareas administrativas como copiar, compilar, archivar y asegurar los documentos de trabajo.
La habilidad de convertir materiales de un caso, como fotografías, dibujos y hojas de cálculo en un solo documento PDF, redactar rápidamente texto e imágenes críticas y añadir protección mediante contraseñas antes de compartir la información con otros ha transformado un proceso que antes era costoso. Además, la información que pudo haber facilitado un informante o un testigo no puede ser recreada ni intervenida: se elimina físicamente del documento, y no puede ser recuperada.
Menos papel, más seguridad
Al principio, las agencias de policía no estaban calculando los beneficios de las funciones de seguridad electrónica. Sólo estaban buscando eliminar la mayor cantidad de documentos en papel como fuera posible.
Los investigadores habían reunido evidencia luego de meses o años de investigación, y esa evidencia se almacenaba en cajas. Era difícil de copiar, catalogar y compartir con los fiscales para ser usada en los juicios.
Con el software Acrobat de Adobe Systems, pudieron convertir la evidencia y los documentos de casos en PDF. Los documentos ahora son fáciles de buscar y ordenar por índices, por lo que el personal de legal y de cumplimiento de la ley puede localizar referencias específicas dentro de miles de páginas de evidencia en solo segundos.
Durante el proceso, descubrieron que los documentos electrónicos son además más seguros que los archivos de papel que se encerraban en una gaveta. Las capacidades de permisos ayudaron a restringir el acceso a los archivos y determinar quién puede imprimir, guardar, copiar o modificar los documentos.
Protección Electrónica para Negocios No Virtuales
Los documentos electrónicos son a menudo la “divisa” de los negocios. Por lo que protegerlos es importante para una variedad de profesionales como arquitectos, ingenieros, inversionistas, abogados y otros que necesitan manejar de cerca la propiedad intelectual.Afortunadamente, la tecnología ha avanzado al punto en que las necesarias capacidades de seguridad están disponibles ampliamente en los softwares. Los formatos de documentos electrónico comunes como PDF y programas de software como Acrobat ayudan a reducir los riesgos y asegurar la confidencialidad.
Compañías como la detallista de muebles y artículos del hogar Crate and Barrel, por ejemplo, usan funciones de seguridad como las herramientas de redacción y autenticación tales como firmas digitales para asegurar que las órdenes para proveedores extranjeros, tratos propuestos y ofertas de consignación se mantengan a salvo.
Los empleados utilizan las funciones de redacción para eliminar partes críticas de las consignaciones modelo antes de enviarlas a los proveedores. La información también puede eliminarse de una orden de compra mayor, un requisito de pago multimillonario o incluso un documento de recursos humanos. Los empleados confían en que esa información no será revelada y no afectará un trato propuesto. Y el mismo documento de trabajo puede ser luego verificado y aprobado usando firmas digitales.
Otras funciones del software Acrobat permiten asegurar los documentos para que no puedan añadirse comentarios no deseados o para que no puedan eliminarse o alterarse accidentalmente partes del documento.