Es importante proveer al sector empresarial soluciones capaces de gestionar de manera eficiente todos los documentos que ingresen a la cadena de valor de las compañías.
Se estima que el manejo de documentos se traduce en cuantiosas pérdidas, esto debido a que 80% de la información empresarial no está estructurada en sistemas. Desde dar seguimiento a una orden de compra o al pago de una factura hasta presentar un reporte a instituciones de regulación o medir el desempeño de un área, toda actividad que requiera de la disposición de información confiable y en tiempo real se complica a causa de una mala administración de los documentos. Para evitar estos conflictos, TOTVS ofrece diversas plataformas como Fluig, que incorporan procesos, personas y documentos bajo un concepto colaborativo, para tener una gestión combinada de procesos, documentos e identidades, que se integra a cualquier software de administración.
Estudios de Gartner, IDC, Forrester y AIIM, afirman que una empresa gasta en promedio $5,000 dólares al año por empleado buscando documentos de manera ineficaz.
Por ejemplo, Fluig funciona como un portal unificador de los sistemas de una empresa, ofreciendo acceso seguro, a partir de 7 Cards:
1. Business Process Management (BPM).
2. Enterprise Content Management (ECM).
3. Analytics. Análisis de los procesos de negocio y su adecuada ejecución.
4. Social. Permite crear redes sociales profesionales privadas.
5. Web Content Management (WCM). Diseño y creación de portales.
6. Mall. Portal de aplicaciones y procesos de negocio.
7. Identity. Gestión de identidades centralizada.
Las combinaciones de estos 7 Cards permiten incrementar exponencialmente la competitividad de una empresa.
Asimismo, las soluciones de Gestión Electrónica de Documentos (GED) proveen un medio para capturar, almacenar, localizar y recuperar fácilmente informaciones existentes en documentos y datos electrónicos, durante su ciclo de vida. El objetivo es proveer a las empresas de las herramientas más innovadoras para:
Edición
- Versiones y revisiones
- Validez
Aprobación
- Check-in y Check-out
- Envío de correos electrónicos
- Papelera inteligente
Recuperación
- Categorización en carpetas
- Búsqueda avanzada de documentos
- Perfil de Usuario y Seguridad
- Navegación por el Historial
- Navegación por Favoritos
Publicación
- Documento Individual
- Múltiple (lote)
- Captura
- Integración Office
- Drag-And-Drop
Colaboración en la web
- Múltiples tipos de contenido
- Indicación de lectura
- Upload y Download
- Adjuntos
- Propiedades del documento