La búsqueda de mejoras y éxitos es inherente en toda buena práctica de negocio; los Servicios Administrados vienen con una gran promesa: “reducir costos y mejorar la calidad del servicio”. De tal forma, sòlo resta saber si los Servicios Administrados son ideales para su negocio.

Los Servicios Administrados son una filosofía operacional que involucra fundamentalmente la centralización de funciones que originalmente se desarrollaban en divisiones o lugares diferentes. Estos son servicios que en general pueden compartirse entre varias unidades de back office administrativas del negocio, por ejemplo finanzas, compras, inventarios, nómina, recursos humanos y tecnologías de información.

Hoy, mediante nuevas aplicaciones, los Servicios Administrados pueden utilizarse para otras funciones intermediarias del negocio, o middle office, con procesos específicos para el negocio central de una organización; mientras que en las funciones del front office cubren funciones y procesos en contacto directo con quienes no son empleados de la empresa y, sin embargo, son usuarios o compradores de los servicios que ofrece sin importar el canal de comunicación (teléfono, visita personal o Internet).

La filosofía operativa detrás de los Servicios Administrados puede ser más que una centralización o consolidación de actividades similares en un solo lugar. Al aprovechar los Servicios Administrados al máximo se puede traducir en operar un nivel de actividades de servicio como un negocio individual dentro de la propia organización con el objetivo de ofrecer servicios a clientes internos a un nivel de costo, calidad y eficiencia competitivos con otras alternativas externas a la organización.

Para determinar las necesidades específicas, la empresa debe tener en mente en dónde se encuentra en la madurez de sus procesos, lo que le ayudará a seleccionar el tipo de Servicios que mejor se adapte a sus objetivos de negocio.

Una vez que la empresa determine la etapa de madurez en que se encuentra su negocio, podrá desarrollar planes para llevar a cabo la transición, que comenzará el ciclo de vida de los Servicios Administrados y el desarrollo de un Proyecto o Programa para las Soluciones que su negocios requiera.

Los Servicios Administrados pueden utilizarse en organizaciones de cualquier tamaño, tipo o industria ya que utilizan una infraestructura común (ya sea de TI o cualquier otra), comparten activos existentes y se desempeñan en base a un Acuerdo de Nivel de Servicio.

Las empresas que se decidan por un modelo de Servicios Administrados podrán entonces reducir gastos generales y administrativos, crear una relación entre el costo y los servicios otorgados, mejorar los niveles de servicio y calidad, así como maximizar su inversión en tecnología.

Para asegurar el éxito, la organización que entregue los Servicios Administrados necesita desarrollar competencias de servicio al cliente y ofrecer un valor comercial apropiado. Los procesos de negocio deben converger, por lo es fundamental que la administración se adapte para lograr el éxito en esta iniciativa.

Para comenzar a moverse hacia un modelo de Servicios Administrados, es importante considerar una visión a largo plazo, lo que se denomina como un Solution Framework, y un plan sobre el ciclo de vida de los servicios compartidos. Esto reduce los riesgos y permite a los usuarios y proveedores de servicio ajustarse a los cambios del negocio dentro de un margen adecuado.